Importação de alunos: como importar por planilha

Como importar alunos por planilha XLSX: as colunas que a Cademí lê, a análise antes do processamento, duplicados, linhas com erro e assinaturas.

A importação traz muitos alunos de uma vez, por uma planilha. Ela serve para quem vem de outra plataforma ou para uma turma inteira de uma empresa. Cada linha cria o aluno, se ele não existe, e dá a ele uma entrega. Você envia o arquivo em Alunos → Importações, confere a análise e só depois processa.

A regra mais importante: a entrega precisa existir antes. Cada linha aponta para uma entrega pelo código de produto dela. Sem entrega para o código, a linha fica com erro.

Como funciona

Cada linha da planilha é um aluno e uma entrega.
Se o aluno deve receber várias entregas, ele aparece em várias linhas.
A entrega é encontrada pelo código de produto configurado nela, o mesmo que uma venda do gateway traria. Veja Entregas.

O acesso é uma matrícula manual, igual à de Adicionar entrega no perfil. Ela aparece em Compras como Entrega avulsa, e a conta controla essa matrícula. A duração é a da entrega, contada do início da matrícula.

A importação não traz progresso de aulas, tentativas de prova nem certificados da plataforma antiga.

As colunas

A primeira linha da planilha é o cabeçalho, com estes nomes. A Cademí descarta linhas vazias. Uma célula com só "0" conta como vazia.

Coluna	Obrigatória	O que a Cademí lê
`status`	Sim	Se a linha dá ou desliga o acesso. Veja abaixo
`produto_id`	Sim	O código de produto configurado na entrega. Sem entrega para o código, a linha fica com erro
`cliente_email`	Sim	O e-mail do aluno. Por ele a Cademí decide se cria um cadastro ou usa o que existe
`cliente_nome`, `cliente_celular`, `cliente_doc`	Não	Nome, celular e documento. Nome e celular só entram quando a linha cria o aluno. O documento entra sempre que a linha dá acesso
`cliente_endereco`, `cliente_endereco_n`, `cliente_endereco_comp`, `cliente_endereco_bairro`, `cliente_endereco_cidade`, `cliente_endereco_estado`, `cliente_endereco_cep`	Não	Endereço. Só entra num aluno que a linha cria
`comecou_em`	Não	Quando o acesso começou, no formato `AAAA-MM-DD HH:MM:SS`. Em branco, o acesso começa quando a linha é processada
`tags`	Não	Nomes de tags separados por ponto e vírgula. Se um nome não existe, a Cademí cria a tag na análise
`codigo`	Não	O código do pedido na plataforma antiga, para você reconhecer a linha depois
`cliente_senha`	Não	Uma senha inicial. Só vale se a linha cria o aluno
`recorrencia_id`, `recorrencia_status`	Não	O código e o status da assinatura, quando a linha é uma assinatura. Veja abaixo

O status aceita o que as pessoas costumam escrever, em português ou inglês:

"Aprovado", "pago", "completo" e "concluído" dão o acesso.
"Cancelado" desliga o acesso que o aluno já tinha àquela entrega.
"Reembolso", "estorno", "chargeback" e "disputa" também desligam.
Qualquer outra palavra deixa a linha com erro.

A recorrencia_status decide no lugar do status quando a linha tem recorrencia_id. "Ativo" e "trial" dão o acesso. "Cancelado" e "em atraso" desligam.

Não há coluna de duração nem de "dias restantes": o tempo é o da entrega. A planilha não preenche os campos personalizados da conta.

Data de início e assinaturas numa migração

Deixe comecou_em em branco quando todos devem começar hoje. Por exemplo: uma turma nova, ou uma migração em que você dá um período novo.
Use a data da compra original quando o tempo da entrega deve continuar desde a plataforma antiga. Numa entrega de um ano, quem comprou há dez meses fica com cerca de dois meses. Quem já tinha vencido lá continua vencido aqui.
As regras "N dias após a compra" também contam dessa data. O aluno chega com aberto o que ele já tinha alcançado.
Assinaturas precisam do recorrencia_id. É por ele que a Cademí reconhece a mesma assinatura quando o gateway, depois de conectado, avisa a renovação ou o cancelamento.
Uma compra depois da importação, da mesma entrega e pelo mesmo e-mail, fica com a matrícula importada. Daí em diante, o gateway controla essa matrícula.

Atenção: é aqui que mais acontece erro. O Rafa pagou até 30 de junho na plataforma antiga. Você importa a linha dele com "cancelado", achando que quer dizer "pago até". Resultado: o acesso do Rafa fecha na hora. Para encerrar no dia certo, importe com "aprovado" e programe o encerramento depois, na aba Compras. Veja Matrículas e acessos.

Passo a passo

Abra Alunos → Importações.
Clique em Nova importação.
Escolha o arquivo: um XLSX de até 20 MB e 5.000 registros, com as colunas status, produto_id e cliente_email.
Clique em Enviar arquivo.
Confira a tela Análise da Importação. A análise roda sozinha e põe cada linha em Prontos, Com erro ou Ignorados. O Total mostra tudo.
Se há linhas Com erro, corrija a causa (veja abaixo).
Sem linhas com erro, clique em Processar.

As linhas prontas vão para a fila e a importação fica Processado. Use a busca da análise para achar uma linha pelo nome, pelo e-mail ou pelo código.

Como corrigir uma linha com erro:

A entrega não existia: crie a entrega e clique em Reprocessar análise. A Cademí lê a mesma planilha de novo.
O erro está na planilha, como um e-mail ou uma data errada: envie o arquivo corrigido como uma importação nova.

A primeira importação da conta precisa da liberação do time da Cademí. A análise roda, mas, ao processar, a tela pede que você chame o suporte. As importações seguintes processam direto.

O caminho de uma importação, do envio ao processamento:

Carregando diagrama…

Linhas Ignorados não contam como erro: elas não travam e não dão nada.

Processar quer dizer que a Cademí aceitou as linhas. Não quer dizer que todo aluno já entra: cadastros, matrículas e e-mails acontecem em segundo plano. Os botões Baixar arquivo original e Baixar JSON da análise ficam na tela, para você guardar o que enviou e o resultado.

Duplicados e linhas ignoradas

A análise decide pelo e-mail e pela entrega. Uma linha ignorada não é um defeito: ela não trava o processamento e não dá nada.

Situação	O que acontece
E-mail novo	Cria o aluno e a matrícula
E-mail existe e ele não tem essa entrega ativa	O mesmo aluno recebe a entrega. Nome, senha e perfil ficam como estão
E-mail existe e ele já tem essa entrega ativa	Linha ignorada: Já possui acesso ativo
Mesmo e-mail e mesma entrega duas vezes no arquivo	A primeira linha vale. A repetição é ignorada: Repetida nesta planilha
Outra importação já pôs esse e-mail na fila para essa entrega	Linha ignorada: Já está na fila para processamento
Mesmo e-mail, entregas diferentes	Cada linha vale sozinha
O aluno está na lixeira, ou a matrícula não está mais ativa	Não conta como "já tem acesso". A linha dá o acesso de novo

A importação nunca muda o nome, o celular ou a senha de um aluno que já existe. Para corrigir esses dados, edite o aluno no perfil.

Linhas com erro

Falha	O que fazer
A linha ficou Com erro na análise: status desconhecido, data ilegível ou `produto_id` sem entrega	Uma linha com erro trava a importação inteira. Crie a entrega e use Reprocessar análise, ou envie um arquivo corrigido como importação nova
O arquivo inteiro foi recusado: ilegível, sem linhas, sem uma coluna obrigatória ou com mais de 5.000 registros	Corrija o arquivo e envie de novo. Para mais linhas, divida em arquivos ou fale com o suporte
A linha foi processada e falhou depois. Por exemplo: a conta chegou ao limite de alunos	Libere vagas e envie essas pessoas numa importação nova. Quem já existia recebe a entrega mesmo com a cota cheia. Só os alunos novos falham
A tela diz que as importações estão bloqueadas	O suporte da Cademí desligou as importações da conta. Peça para tirar o bloqueio

O e-mail de boas-vindas

Alunos novos recebem o e-mail de importação da conta, com o login e a senha. Isso acontece quando esse modelo está ligado em Configurações → E-mails.
Quem já existia e só ganhou uma entrega não recebe esse e-mail nem senha nova.
Com o modelo desligado, a Cademí cria o aluno com uma senha, mas ele não sabe qual é. Para entrar, ele usa "esqueci minha senha".

Antes de uma importação grande, envie um teste para você.

Bom saber

Cota de alunos.

Cada aluno novo ocupa uma vaga do plano. Confira as vagas antes de uma migração.

Excluir uma importação.

Só dá antes de processar, e não desfaz o que já foi para a fila. A importação excluída vai para a Lixeira da tela e pode ser restaurada.

Importação processada.

Ela não pode ser excluída. Para desfazer o acesso, exclua ou inative as matrículas no perfil de cada aluno.

Tags criadas na análise.

Elas ficam mesmo se a importação é excluída ou a linha é ignorada.

Uma planilha por entrega.

Fica mais fácil achar e corrigir erros, e você evita cadastro duplicado.

Sem modelo de planilha.

A tela não tem modelo para baixar. Monte o arquivo com os nomes de coluna da tabela acima, sem mudar o cabeçalho.

Perguntas frequentes

"Não existe nenhuma entrega configurada para o ID".

O valor em produto_id não bate com o código de produto de nenhuma entrega da conta. Confira o código na entrega, ou crie a entrega. Depois clique em Reprocessar análise.

Importei e os alunos não receberam o e-mail.

Veja se a importação está Processado e se o modelo de e-mail de importação está ligado. Quem já existia não recebe. A primeira importação da conta espera a liberação do suporte.

Quero manter o tempo que restava a cada aluno.

Use a data da compra original em comecou_em e uma entrega com a mesma duração da oferta antiga. A data de hoje daria o período inteiro de novo.

Importei com "cancelado" e o aluno perdeu o acesso.

"Cancelado" desliga o acesso na hora; não quer dizer "pago até". Na aba Compras do aluno, clique no status da linha para ativar. Depois programe o encerramento no dia certo.

Importação de alunos

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